시간 효율적으로 쓰는 법

1. plan(계획)하기

 

중요도에 따라 우선순위를 나누어 적는다. 이 일은 보통 아침에 일어나서 하도록 한다.

"긴급한 업무", "중요하지만 급하지 않은 업무", "중요하지 않음" 으로 나누어서 리스트를 짜보도록 한다.

이 '계획하기'는 하루를 위한 것이 될 수도 있고, 일주일, 한달을 위한 계획이 될 수도 있다. 

계획할때는 너무 부담이 되거나 무리되지 않도록 잘 고려해서 계획하고 약간의 융통성도 적용할 수 있도록 해둔다. 모든것이 계획한대로 되지는 않는다.

 

그리고 일을 시작할때도 일 자체에 대해서도 계획하도록 한다. 먼저 정보를 찾아야 할지, 사람들과 회의하는것이 더 좋을지 등등 일을 더 체계적이고 빠르게 하는 방법을 알아보도록 한다. 일의 '목표'를 분명히 하고 그것을 어떻게 이룰지 고민하는 시간을 갖도록 한다. 일명 전략짜기이다. 그리고 아이디어를 쥐어짜야한다. 이때 다른 동료에게 조언을 받는것도 많은 도움이 될 수 있다. 이미 어떤 일에 노하우를 가지고 있는 사람의 말을 경청하도록 한다. 

 

 

2. 중요하고 어려운 업무부터 마치기

 

중요하고 어려운 업무부터 처리하는 것이 좋다고 한다. 그러면 성취감도 들고 또한 아침에 어려운일을 끝내고 나면 그 뒤의 일들은 특히나 더 쉽게 느껴진다고 한다. 그리고 아침시간대가 집중력이 더 높은 편이기 때문에 일도 더 잘 된다고 한다. 다만 사람마다 집중력이 높아지는 시간대는 다르다. 그러므로 자신에게 맞는 집중력 높은 시간대를 찾아보고 그때 중요한 일을 몰아서 하는것이 좋다.

 

 

3. 일부 업무는 항상 곁에 두고 한다

 

자투리 시간을 활용하여 일을 할 수도 있다. 버스에서 이동중에 책을 읽거나 보고서를 읽는 등과 같은 것이다. 일이 바쁠때에는 이런 자투리 시간을 이용하여 일을 하면 시간을 효율적으로 사용할 수 있다. 이렇게 자투리 시간에 할 수 있는 일들의 목록도 미리 만들어두도록 한다. 핸드폰으로 할 수 있는 일들도 많다. 핸드폰으로 정보 검색을 하던가, 게시글을 올려 정보를 구하거나 등등을 할 수 있다.

 

 

4. 멀티테스킹은 하지 않는것이 권유됨

 

시간이 없고 할일은 많다고 멀티태스킹을 시도하는 경우가 있는데 이는 그다지 생산력을 높이지 않는다고 한다. 집중력이 분산되면 업무를 마치는데 시간이 더 오래 소요된다고 한다. 대신 한번에 하나를 하고 끝내면 더 빨리 일을 마칠 수 있다고 한다. 그리고 실수를 하는 확률도 적어지게 된다. 

 

5. 휴식 시간을 배분한다

 

일을 할때는 휴식시간도 필요하다. 사람에 따라 집중할수 있는 시간은 다르므로 자신이 집중할 수 있는 시간을 알아보고 그에 맞춰 휴식을 하는 시간을 중간중간 넣어주도록 한다. 뇌가 휴식을 하면 훨씬 효율적이고 집중력도 올라간다고 한다. 그리고 휴식할때는 되도록 '정보'를 뇌에 받아들이는 휴식은 피하도록 한다. 정보를 받아들여야 하는 뉴스 검색, 게임 같은 것외에 멍때리기, 산책하기 등등이 좋다. 휴식시간은 뇌를 쉬게 하는 시간이다.

 

 

6. 일을 대하는 태도

 

시간이 촉박하다고 해서 너무 서두르고, 부담감 속에서 일을 하면 스트레스를 크게 받을 수 있다. 그러니 침착함을 유지하고 자신의 가장 최상의 집중력을 내는것에 집중하도록 한다. 일을 시간내에 끝마치지 못할것이라 생각되더라도 할때까지 하겠다고 생각하고 마음을 편히 가지도록 한다. 일을 끝내지 못하면 끝내지 못할 수 밖에 없었던 것이다. 되도록이면 할 수 있는 것과 할 수 없는것을 구분하고 미리 결론을 내려두도록 한다. 그리고 차라리 대처를 하는것이 좋다.