일 효율적으로 하는 법

 

조언을 받는다

만약 받을수만 있다면 조언을 받는것이 좋습니다. 특히나 잘 모르는 분야에 있어서는 그렇습니다. 어떤 문제가 생겼을때 혼자서 고민하며 시간을 소비하는것은 그다지 효율적이지 못합니다. 어쩌면 친구 또는 동료에게 물어봄으로서 단 한번에 해결되기도 하기 때문입니다. 혼자 해결함으로서 뿌듯한 감정을 느낄 수도 있긴 하겠지만 그것은 시간이 충분할때나 가능합니다. 시간내에 일을 완수하지 못하면 그것은 안타깝지만 거의 치명적이기 때문입니다. 예를들어 내일이 기말시험인데 모르는 문제 하나를 가지고 4시간을 끙끙댈 수는 없는 노릇입니다.

현대에는 협업의 능력도 하나의 능력으로 칩니다. 혼자 일하는것이 아니라 다 함께 같이 일할때 시너지 효과가 발생합니다. 더 다양한 관점에서 , 실수는 줄이고, 더 빠르게 일을 끝마칠 수 있습니다.

 

 

 

 

 

이미 누군가 해놓은 일이 없는지 살펴본다

일을 시작하기 전에 이미 누군가 해놓은일이 없는지 살펴보는 것도 일 효율을 높이는데 도움이 됩니다. 어떤 자료는 인터넷에 이미 올라와 있을 수도 있고 혹은 친구나 동료가 자료를 만들다가 버렸을 수도 있습니다. 혹은 아주 과거에 비슷한 자료를 누군가 이미 만들어놓았을 수도 있습니다. 그리고 어쩌면 비슷한 내용의 자료가 제목만 다르게 저장되어있을수도 있습니다. 이러한 자료를 찾는데에는 융통성이 필요합니다. 

 

 

 

 

전략을 세운다

일을 효율적으로 하기위해 전략을 세우는 것도 중요합니다. 이미 잘 아는 내용의 일을 처리 해야할때는 무엇이 먼저 처리되어야 하고 어떤식으로 일이 흘러가야하는지 머릿속에 잘 정리되어있다는 느낌을 받은적이 있을 것입니다. 이럴때는 일이 더 쉬워지고 계획대로 일이 진행된다면 일이 잘 된다는 자신감을 얻을 수 있습니다. 그러나 만약 잘 모르는 일을 해야할 때에는 무작정 일을 시작하는게 아니라 먼저 전략을 세우는 것이 필요합니다. 먼저 목표를 정하는 것입니다. 목표를 구체화하여 결과물이 어떻게 되어야 할지를 먼저 결정합니다. 그 후 관련된 자료를 수집, 공부합니다. 아무것도 모르는 상태에서는 효율적으로 일을 진행시키기 어렵습니다. 그 후에는 전체적인 스케줄을 짜도 좋습니다. 유연하게 일을 진행하는것을 좋아하는 사람은 스케줄을 뛰어넘어도 되겠지만 어떤 과정들에 대해서는 대략적으로 마감기한을 정해두는것이 좋습니다. 스케줄을 짜두면 업무가 밀리는것을 방지할 수 있습니다. 

 

 

 

 

 

 

정리 하면서 한다

어떤 문서나 레포트를 작성할때는 되는대로 막 작성하기 보다는 참고자료나 검색 사이트 주소등을 정리하면서 하는게 좋습니다. 또한 모은 자료들도 될수있는한 정리하면서 하는게 좋습니다. 특히 파일 정리는 하면 좋습니다. 파일정리는 파일이름에 생성일자나 내용을 나타낼수있는 단어를 넣는것이 좋습니다. 파일 정리를 잘 해 두면 나중에 다른 사람에게 일을 넘겨주기에도 용이합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

멀티태스킹은 피한다

과거에는 멀티태스킹이 유능함의 지표로 여겨지기도 했으나, 현대 연구에 따르면 일은 한번에 하나씩만 하는게 좋다는 것이 입증되고 있습니다. 전화를 하고, 인터넷 검색을 하고, 자료를 정리하고, 강의를 듣는것을 한번에 다 할 수도 있긴 하겠지만 그렇게 하면 집중력이 떨어지고 따라서 실수도 많이 하게 됩니다. 사람의 뇌는 한가지의 일에만 의식을 사용할 수 있는데 멀티태스킹을 할때는 여러일을 '전환'할때마다 뇌가 처음부터 다시 집중하기를 반복하게 된다고 합니다. 겉으로는 일들을 조화롭게 연결해서 멀티태스킹을 하는 것 처럼 보여도 뇌는 쉼없이 일을 바꿀때마다 모드가 전환되는것이죠. 인간의 무의식은 한가지 일을 하면서 몰입할때 더 많은 일을 해낼수 있습니다. 

 

 

 

우선순위를 세운다

우선순위를 세우는 것은 아마 누구나 그 중요성을 다 알것입니다. 아래는 시간관리 매트릭스입니다.

무엇을 가장 먼저 해야할지는 상황에 따라다를것입니다. 다만 성공하는 사람은 당면문제 위주가 아닌 '미래 기회' 위주로 생각한다고 합니다. 시간은 무한하지 않기 때문에 중요한것들을 먼저 끝내고 그 다음 잔업을 하는것이 좋습니다. 또한 잔업은 어쩌면 업무시간이 아니라, 점심을 먹으면서 혹은 산책을 하면서도 할 수 있는 일이 있습니다. 휴식시간이 조금 까먹어지긴 하지만 시간에 쫓겨 일을 하는것보다는 편안하지 않을까요?

 

 

 

어려운 일을 먼저 한다

2가지 소식이 있습니다. 하나는 좋은 소식이고 하나는 나쁜 소식이라고 합니다. 어떤것 먼저 듣는것이 좋을까요?

그것은 사람마다 다를것입니다. 그러나 2가지 일, 하나는 어려운 일이고 하나는 쉬운일이 있을 때 무엇을 먼저 하는게 좋은가라고 묻는다면, 어려운 일을 먼저하라고 권합니다. 심리적으로 어려운 일을 먼저 하면 가지고 있는 에너지를 더 잘 사용하고 그 후 에너지가 조금 떨어졌을때는 쉬운일을 하게 되어 부담이 덜어진다고 합니다. 

 

다만, 어려운일에 너무 부담을 느낀다면 쉬운일을 먼저 하는게 나을 수도 있습니다. 너무 어려운일은 정신적인 부담을 주게 되는데 이것은 스트레스를 주어 좀 더 일을 어렵게 느끼게 합니다. 이럴때는 쉬운일을 먼저하도록 합니다. 쉬운일을 하면서 한걸음씩 나아가면 동기부여도 되고 일을 좀 더 수월하게 하고 있다는 생각이 들게 한다고 합니다

 

또한 일을 할때 자신이 제일 잘 집중이 되는 시간을 알고 그 시간에 중요한 업무를 하는 것이 좋습니다. 예를 들어 너무 이른 아침에는 뇌가 잠에서 덜깨어서 집중이 되지 않고, 가장 뇌가 활발할때는 오전에 커피를 마신 후 점심시간이 되기 전이며 점심을 먹은 후에는 식곤증이와서 잠이 온다라고 가정해봅시다. 그렇다면 이른 아침에는 간편한 업무를 하고 중요한 일은 커피를 마신 후에 하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 점심을 먹고 난 후에는 가벼운 산책을 하거나 낮잠을 자는 것이 좋습니다. 자신의 몸의 리듬에 맞추어서 일을 하는 것도 스트레스를 받지 않고 일을 효율적으로 하기 위한 좋은 전략입니다.